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做计划场景1:EASY模式

2020年2月14日  来源:谢春霖 作者: 提供人:huitang49......
做计划!不是列一份愿望清单...

EASY模式不需要做计划,我们就不用讲了吗?

很可惜,很多人连EASY模式都无法通关...

在这个场景下的任务有2个特点:

第一,任务可以独立完成,你无需其他人帮助;

第二,你什么都不缺,就缺行动力和时间,只要你想,就能把它轻松完成。

比如刚才说的那些:散个步、读一本书、写一篇读书笔记、拍一段视频、参加一场聚会、去健身房锻炼一次、去淘宝买一件衣服、陪老婆看场电影、收发电子邮件、写一份工作报告、维护两个老客户、做一件已经做了几百遍的工作…

这些有什么难度的,直接做就好了。

但是,刚才我说的里面有一个前提:

就是你得有时间,这些事虽然都没什么难度,但是花时间啊,如果以上这些事,要求你在一天内完成,你可能就会手忙脚乱了。

到底先做哪个呢?

结果,你顾此失彼,做了这个,忘了那个...

一个字:烦!

怎么办?

在这个场景下的任务虽然简单,但是多而杂乱,因此,你的应对策略,就是有效管理好这些待办任务,让它们变得有序且不遗漏,提高你的处理效率。

那用什么办法呢?

用脑子记录和安排吗?

那太不靠谱了,大脑是用来思考的,不是用来记事的。

你需要用到一种更高效的任务管理方式,叫做GTD。

什么是GTD?

GTD的英文全称是:Get Things Done

意思是把事情做完,这是由著名的时间管理人戴维·艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的一套移动硬盘式的任务管理方法,它的秘诀是把所有待办任务都从大脑里移出去,清空大脑,在外部管理任务,让大脑的全部带宽都用来思考,而又不会遗漏任何一件事。

具体怎么做?

GTD共分为4个步骤,分别是:

注:我对原书的步骤做了一些改动,当然,你也可以参考原书建议的5个步骤来进行操作

第一步:收集

把任务从你的大脑中清空

你需要把接收到的、自己计划的所有任务,统统放进一个「收件箱」里,市面上有很多任务清单软件都是基于GTD的原则去设计的,比如滴答清单、奇妙清单、To-Do、Doit...里面都有这个「收件箱」的功能,它就是用来收集这些任务的,而我比较推荐GTD大神级的软件OmniFocus,下面我会以这个软件做为案例来讲解。

做计划!不是列一份愿望清单...

当然,也许你看到这篇内容的时候,已经有更好的软件开发出来了。不过,软件的选择并不是重点,重要的是掌握这套方法,软件的话选一个自己用起来顺手的就行,功能都大同小异。

第二步:整理

把任务从你的收件箱里清空

你需要对收件箱里的任务进行处理,每个任务可以有4种处理方式:

1. 删除:

如果发现它可做可不做,可能是当时一时兴起记下的,那就把它删除。

2. 立刻执行:

如果这件事5分钟内可以解决,那就马上解决它。

3. 委托他人:

如果这件事需要其他人来执行,那就把它安排给其他人,并把这条任务归类到一个文件夹,比如叫「等待」中,将来就可以在这个「等待」文件夹内去检查那些被委托出去的任务是否已经被完成了。

4. 整理归类:

如果不是以上三类,那么就是需要自己下一步去执行的任务,你可以把它们移入你事先建立好的任务分类里,比如:工作、家庭、健康、某某项目等…

注:你也可以按原书上的建议,建立「将来/可能」、「下一步行动」等分类

然后,为你认为重要的任务打上重要标志;为任务设定好截止日期;补充一些任务说明;

然后,你就可以把它从大脑中彻底忘了!

以下是我自己任务管理的部分分类,仅供参考:

做计划!不是列一份愿望清单...

第三步:执行

就是把任务逐个完成!

这些已经设置好,并且已经被你「忘了」的任务去哪里了呢?

Omnifocus有个核心功能叫做「预测」,它会按你设定好的「重要程度」和「时间顺序」自动生成一张未来一段时间的任务列表:

做计划!不是列一份愿望清单...

这张列表会同步出现在你的手机、电脑、pad端,你可以随时查看和操作。

然后,你就可以根据这张列表,从头到底逐个完成他们即可。你不用再担心哪个任务没有做,有没有把重要的事情先做,软件都帮你计划好了,你只需要一条条做就好了!

另外,处理任务的时候记得要保持专注,一次只做一件事。专注,是最高效的生产力!

第四步:回顾

最后,你需要定期对所有任务进行一次回顾,看看收件箱里有没有未处理的任务;检查一下委托给别人的任务有没有完成;下周的任务安排是否太过紧凑,是否需要调整?对已完成的任务再总结一下心得…

发现收件箱里空空如也?预测栏里也无事可做?

看来你最近真的是挺空的,那就去再找些活来干吧~

感觉自己很高效?

如果你能做到这一步,就已经是一个很有规划和自律的人了,用GTD的方法来管理和处理一般的任务已经完全没有问题,时间已经被你安排的井然有序。

但是,你别忘了,现在仅仅是在EASY这个难度场景下的,而如果问题开始变得复杂,比如你要开始写一本书,或者要去攀登一次珠峰,那你就不能在收件箱里简单列个待办任务说:明天开始写书;后天出发去登珠峰...

这就不行了,你会在半路挂掉的!

因为它们已经到了NORMAL级别,你需要开始做计划才能把他们完成...

以终为始 / 计划 / EASY模式 / 收集 / 整理 / 执行 / 回顾 / NORMAL模式 / 目标 / 拆解 / 任务 / HARD模式

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