理清表达思想的顺序，是写出条理清晰文章的最重要方式，而清晰的顺序，就是先提出总结性思想，再提出被总结的具体思想。先总结后具体的表达顺序，你必须牢记。
受众的大脑只能逐句理解作者（演讲者、培训讲师）表达的思想。他们会假定一同出现的思想在逻辑上存在某种关系。如果你不预先告诉他们这种逻辑关系，而只是一句一句地表达你的思想，读者就会自动从中寻找共同点，将你所表达的思想归类组合，以便了解各个组合的意义。
由于受众的知识背景和理解力千差万别，他们很难对你所表达的思想组作出与你完全一样的解读。事实上，如果你不预先告诉读者某一组思想之间的逻辑关系，他们很有可能会认为某一组中的思想之间根本没有任何关系。退一步说，即使受众能够作出与你完全一样的解读，你也增加了他们阅读的难度，因为他们必须自己找出这种你没有提前说明的逻辑关系。
下面我举例说明，除自上而下的顺序外，任何其他顺序都可能造成误解。假设我和你正在酒吧喝酒，突然我对你说：
“上个星期我去了趟苏黎世。你知道,苏黎世是一个比较保守的城市。我们到一家露天餐馆吃饭，你知道吗？在15分钟里我至少见到了 15个留长胡子的人。”
我说这番话是向你传递了一个信息，但是我并没有意识到，你会主动地推测我向你传递这个信息的原因。也就是说，你会将我说的这番话看做是一组还未表达出的思想的一部分，你会假设某种可能的原因，并据此调整你的思路，准备接着听后面的话。这种预期性的准备能够减轻大脑分析信息的负担，因为你没必要分析随后接收的每一个信息的所有特征，而只需寻找与前面信息相同的特征即可。
于是，你可能会认为，“她在谈论苏黎世已经变得不再保守”，或“她准备把苏黎世与其他城市作比较”，甚至“她很喜欢男人的长胡子”。无论你有什么反应，你的大脑都在等待以上话题进一步的信息，而不管后续实际的信息如何。我看到你一脸茫然，就接着说：
“而且，如果你在纽约的任何一座写字楼周围转一转，你会发现几乎没有不留长胡子或长头发的人。”
现在我想表达什么意思呢？我似乎并不是在比较城市，倒像是在比较城市中的职场白领们；而且我想表达的似乎也不只是胡子，还包括各种面部毛发。这时你也许会认为，“也许她不喜欢男人留长胡子；也许她想比较不同职场白领留胡子的方式；也许她对正规机构如此容忍员工留胡子感到奇怪”。不管怎样，你含混地嘟哝了几句，箅是对我说的话的反应，于是我不得不接着说下去：
“当然，留长胡子在多年以前就已经是伦敦街头的一景了。”
“噢，”你想，“我终于明白她想说什么了。她想说伦敦在这方面比其他城市更开放。”于是你把你理解的意思告诉了我。你的理解在逻辑上完全合理，但根本不是我想表达的意思。实际上，我想表达的意思是：
你知道吗？我简直难以相信，在商业界，男人留长胡子或长头发已经这样普遍，这样被广泛接受：
在苏黎世……
在纽约……
还有，在伦敦……
看，一旦告诉你判断每句话之间关系的框架，你就可以很容易地用我希望你采取的方式理解我表达的这组思想。读者在接受信息时，总是在寻找一种能够将所摄入信息联系起来的结构。为了保证读者找到的结构就是你希望他釆纳的结构，你必须提前把这种结构告诉他一这样他就知道要寻找哪个共同点。否则，读者很可能会发现某些并非你希望的逻辑关系，甚至可能根本发现不了任何逻辑关系，这样既是在浪费你的时间，也是在浪费读者的时间。
请看下面这篇关于男女同工同酬文章的开头。这个例子就是一个读者找不到逻辑关系的例证：
即使女员工能与男员工一样得到同工同酬待遇，女员工的处境也可能比以前差——与现在相比，女员工和男员工的平均收入的差距将不会缩小，反而会加大。
对雇主来说，同工同酬指的是，为相同的岗位或相同的工作价值支付相同的报酬。
采用任何一种解释都意味着：驱使雇主为自身利益采取行动；或者通过多雇用男员工抵制限制性措施。
虽然这段文字的作者自认为是“自上而下”表达的，但这段文字向你提供的5种思想之间并无清晰的逻辑关系。你是不是为了试图找到各种思想之间的联系而绞尽脑汁，最后仍不得不因为实在找不到相互联系而愤然放弃？这种繁重的思考负担是常人难以承受的。
无论读者的智商有多高，他们可利用的思维能力都是很有限的。一部分思维能力用于识别和解读读到的词语，另一部分用于找出各种思想之间的关系，剩下的思维能力则用于理解所表述思想的含义。
你可以通过有效的方法表达你的思想，减少读者用在前两项活动上的时间，从而使读者能够用最少的脑力理解你表达的思想。相反，如果读者必须不断地在上下文中寻找某种联系，那么这种呈现思想的顺序就是不适当的，大多数读者也会对不断寻找句子之间的逻辑关系感到厌烦。
提示
读者会将读到的思想进行归类分组和总结概括，以便记住。
如果作者传达给读者的思想已经事先进行了归类和概括，并且按自上而下的顺序呈现，读者就能更容易理解作者表达的思想。以上说明，条理清晰的文章应当具有金字塔结构，并且不断“自上而下”地向读者传递信息（虽然在开始写作时作者的思路是“自下而上”的）。
