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建立解决问题的逻辑树

2018年5月17日  来源:金字塔原理 作者:巴巴拉·明托 提供人:o7887oie99......
摘要:序列分析法:1. 是否有问题?2. 问题在哪里?3. 为什么存在?4. 我们能做什么?5. 我们应该做什么?使用逻辑树,将各种可能性从逻辑上加以展开后,就可以计算相关收益和评估每种行动方案的风险,以便确定一套最终行动方案,从逻辑上找出解决问题的可能的方案。是非问题是指措辞上需要回答是与否的问题。通过是与否的回答,我们就能把我们的分析总结为具体的最终结果,从而证明或否定我们对问题起因的理解。

使用逻辑树可以得出解决问题的各种方案。我们前边曾提到序列分析法,有以下步骤:

1.  是否有问题?

2.  问题在哪里?

3.  为什么存在?

4.  我们能做什么?

5.  我们应该做什么?

在步骤2和步骤3,可使用具体的流程图和因果结构,表示有关公司经营的要素、作业或任务之间的系统关系,建立“背景”的模型。在步骤4和步骤5,使用逻辑树得出可能的解决方案,以及实施这些方案对公司可能产生的影响。文章写完后,也可以用逻辑树找出各个组的观点的缺陷。

寻找解决方案

使用逻辑树可以从逻辑上找出解决问题的可能的方案。例如,在如图9-4 所示的任务结构中,其中一项过高的成本是直接人工成本。

为了作出客户应如何削减直接人工成本的决策,咨询顾问使用逻辑树,根据“相互独立,完全穷尽”的原则,对各种可能性作一个系统的逻辑的细分。如图9-13所示,该图展示的是逻辑树的一部分:

图9-13削减成本的方法示意图

下面是对图9-13的解释: 

·    把直接成本细分为:  初始准备过程  香烟生产部门  包装部门其他

·    把每根香烟的成本细分为单位小时成本和每生产百万根香烟的小时数,因为:  成本/小时X小时/香烟=成本/香烟

·    削减每小时成本的方法有:  尽量减少加班时间  使用廉价劳动力  尽量减少工资支出

·    削减每百万根香烟生产时间的方法有:  减少每台机器的工人数  提高机器运转速度  提高机器效率  继续进行到下一层次

将各种可能性从逻辑上加以展开后,咨询顾问就可以计算相关收益和评估每种行动方案的风险,以便确定一套最终行动方案。

同样,可以用逻辑树的方法对战略性机会进行展开分析。图9-14探讨了在某个欧洲小国业务增长的战略性机会,以及应采取的相应措施。分析时还是应尽可能遵循“完全穷尽”的原则。

图9-14战略性机会示意图

寻找各组思想的缺陷

用逻辑树展示各组活动的组与组之间的相互关系的方法,也可以用来对已经写完的文章进行逻辑分析。下面的例子摘自于针对得克萨斯州一家公司的项目建议书,如表9-1所示。

该公司的业务是向全美国的建筑工地分销管材和接头。它把从供应商购买的产品存放在中心仓库,通过中心仓库向全国各地的十几家小仓库供货。公司不久前被并购,新“东家”认为中心仓库2700万美元的存货成本太高。另外,由于中心仓库的一些产品经常缺货,各地的仓库也直接向供应商订货,进一步增加了存货成本。

表9-1 一家公司的项目建议书

关键问题经过讨论,我们提出以下几个重点问题,因为对这些问题的答案将影响公司哪些地方需要改进,甚至未来的经营战略。这些只是初步提出的问题,还可能出现其他问题。

1.   现有的存货管理系统是否适合业务的所有组成部分?我们知道公司使用的是“IMPACT”型计箅机系统。我们熟悉这种类型的系统,它对需要处理成千上万个相对稳定的货品的非制造性仓储业务非常有用。但是,如果用来同时管理中心和地方两级的库存数量和订单,可能不是特别有效。

2.   在现行系统、流程和组织关系下,满足客户服务目标的必要的存货投资是多少?必须按现有流程,向现有市场提供现有产品对所需的投资进行决策。它是决定哪些地方需要改进的基础。这种改进是通过变革,而不是通过使用现有系统和技术,加强控制或规则实现的。

3.   中心仓库能否有效降低存货成本?管道部有两个中心库,用来储存管材、接头和阀门。这些仓库是在业务规模小、营运资本极为有限的时候建立的。当初建立中心库的目的是减少存货,降低成本和提供更好的服务,尤其是针对大型建设项目;管理层对这项政策提出质疑。

4.   目前的过期存货和滞销存货是什么水平?该环节如果存在问题,往往会导致存货过剩。分析的关键部分应该集中在对现有过剩存货的决策。尤其重要的是,只有找到其中的根源,才能提出防止同样情况再次发生的建议。

5.   改变存货政策.组织结构和系统,能在存货方面有多大的改进?这是一个关键问题,可能影响长期的经营战略。管理层有意改变现有的运作流程,条件是这种改变能缓解运营资金的紧张状况。

摆在我们面前的又是一段冗长平庸的关于商业信息的文字。它的晦涩难懂,源于作者对需要交流的内容缺乏清晰的认识,是由解决问题的方法混乱造成的。

我们需要问自己的第一个问题是,上表中包括的是不是“是非问题”?它们和我们的界定问题有什么关系?严格地说,是非问题是指措辞上需要回答是与否的问题。通过是与否的回答,我们就能把我们的分析总结为具体的最终结果,从而证明或否定我们对问题起因的理解。

因此,类似于“必要的存货投资水平是多少”这样的问题就不是是非问题。正确的表述应该是“现有的存货水平是否太高”或者“我们是否需要现在这么多的存货”。如果理解了第8章解决问题的流程,就能明白后者表述的是为了判定问题是否已经得到解决。

现在的问题是管理层认为2700万美元的存货成本太高(现状,R1),应该是其他数字(目标,R2)。接下来要做的第一件事就是确定这个数字是多少,这样才能判断目前的水平是不是太高。

图9-15问題:管理层认为存货成本太高

假设该数字确实太高,我们可以用树状图找出存货太髙的原因。哪些做法会增加存货?可能发生的情况如图9-16所示:

图9-16存货成本高的原因

现在我们可以根据“关键问题”中的第二和第四个问题设计合适的是非问题:

·    中心管理系统是否正确下达订单?

·    过期存货和滞销存货水平是否太高?

综上所述,首先,我们要讨论的不是“是非问题”本身,而是咨询顾问为解决客户的问题所采用的方法。其次,存在的问题是中心系统的存货占压了太多的运营资金。正确的表述方法应该如图9-17所示:

图9-1 7正确的表述方法

总之,我认为写文章,尤其是写咨询项目建议书时,没有必要专门辟出 -部分来写“是非问题”。即使有论点,也是来源于解决问题的分析过程。所以,论点、流程和研究的最终结果实际上都是一回事。

我发现按照“是非问题”进行思考往往收效甚微。下面我再举一个例子,进一步证明使用逻辑树揭示相互关系的价值。我们看到的是比前文中更复杂的“是非问题”,如表9-2所示。提出这些问题是为一家工厂减少能源消耗寻找可行办法。

表9-2 更复杂的一个“是非问题”

关键问题

1.   通过在每个分厂改进操作方法和实施简单的低成本工程项目,我们能降低多少能耗?

2.   假如通过改进操作流程能大量降低能耗,与竞争对手相比,我们的成本优势或劣势有多大?是否可持续?

3.   —个不很宽裕的资金支出计划,对降低能源成本可以带来多大的领先优势?

4.   为显著改进我们的竞争地位,正确的能源发展计划是什么?

5.   为了短期和长期都能控制成本、保证供应,最佳的燃料组合和釆购安排组合是什么?

6.   我们的资金计划评价和批准流程能否迅速制定并实施最佳能源计划,使所有分厂获得最大收益?

7.   为了最有效地对政府融资、税收和监管行动施加影响,需要采取什么计划?

8.   为了有效地管理必要的能源任务——如组织、职责、技能、资源等,需要哪些人力资源?

9.   按产品或分厂分派任务,因为能源,在何种程度上会造成竞争性的不良后果?

10.公司的能源战略和相应的经营计划是什么?

减少能源消耗的方法如图9-18所示,最右边的数字是上表中关键问题的编号,分别对应左边的选项。

你会发现问题7、8、9与主题无关。问题1、2和6与修理现有设备以减少使用BTU有关,问题3和4与采用新设备、减少使用BTU有关,问题5与在现有设备上使用低成本燃料有关,问题3与增加新设备使用低成本燃料有关。问题10则与总体缩减能源开支有关。

图9-18削减能源开支示意图

记住,所有各个组的思想最初都产生于头脑的分析活动。在你试图解决某个问题的时候,你的分组思想可能来源于指导你的分析的某种结构。把你的思想和这些结构相对照,可以帮助你证实它们在逻辑上是有效的。

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