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12 时间管理,让你成为高效能人士

2020年6月23日  来源:时间观 作者:西蒙·加菲尔德 提供人:zhangshaoping8......

节省时间的秘密

过去几年来,我已经积累了不少有关时间管理的书,但没有一本能告诉我怎么找到足够的时间把它们全看完。这些书大多都带有各种练习和心理锻炼计划,还有些书会建议你上网参加额外的课程、填写问卷。等做完了这些,你也快累死了。在这些书中,我最喜欢的几本是:

· 《微时间管理术》(18Minutes),彼得·布雷格曼(Peter Bregman)著;

· 《高效15法则》(15 Secrets Successful People Know About Time Management),凯文·克鲁斯(Kevin Kruse)著;

· 《一天26小时》(The26-Hour Day),文斯·帕内利亚(Vince Panella)著;

· 《时间大事:每周多出5小时》(It'sAbout Time: Find 5 Extra Hours Each Week),哈罗德·C.劳埃德(Harold C. Lloyd)著;

· 《一天5分钟》(FiveMinutes a Day),琼·雷诺兹(Jean Reynolds)著;

· 《时间多一点,压力少一点》(MoreTime, Less Stress),朱迪·詹姆斯(Judi James)著;

· 《一年12周:用12周完成比12个月还多的工作》(The 12-Week Year: Get More Done in 12 Weeks Than Others Do in 12Months),布赖恩·P.莫兰(Brian P. Moran)与迈克尔·伦宁顿(Michael Lennington)合著。

以上还只是初级班的内容。它们讲的都是每小时、每天或每个星期能省下或赚到多少时间,你只要照着其中的步骤和方法做就行了。不过,这只是皮毛,下面是更进一步的“药方”:

· 《每天最重要的2小时》(TwoAwesome Hours),乔西·戴维斯(Josh Davis)著;

· 《半小时的力量》(ThePower of a Half Hour),汤米·巴尼特(Tommy Barnett)著;

· 《15分钟让人生改头换面》(The15-Minute Total Life Makeover),克里斯蒂娜·M.德巴斯克(Christina M. DeBusk)著;

· 《揭开时间管理技巧的75个秘密》(75 Secrets Revealed on Time Management Skills),乔·马丁(Joe Martin)著。

这些书中大多都有类似的建议,比如将早晨的时间留给重要的工作;不同时处理多项任务,而是把一件事做好;腾出时间给自己;保持充足的睡眠;一整天不开会,等等。新颖的建议纯属吉光片羽,例如,《高效15法则》的作者凯文·克鲁斯提到,我们应该停止列“待办事项清单”的行为,因为那些事永远都做不完,只会转移到其他更长的待办事项清单上。待办事项清单会使紧急事项优先于重要事项,而且人性使然,人们总是会从可以快速完成的事做起,却不对只需少许时间的事项和需要大量时间的事项加以区分。针对这一点,他进行了一项研究,得到的结论是:在待办事项清单上的项目中,有41%的未能完成。克鲁斯建议,与其使用待办事项清单,不如将你的计划按日期记录在日历上,然后按此执行。

克鲁斯也回答了以下这个问题:“能不能靠3个简单的问题让你每星期节省8个小时的时间?”答案当然是肯定的。他称这些是“哈佛问题”,因为它们源自朱利安·伯金肖(JulianBirkinshaw)教授和乔丹·科恩(Jordan Cohen)教授在《哈佛商业评论》上的主张。这两位教授认为,人们之所以喜欢随时都很忙碌的感觉,其中一个原因是这能让人觉得自己很重要。不过,两位教授在2013年所做的研究发现,忙碌本身其实并不是很有效率的。如果强制工作者慢下来,更深入地思考自己的行动,那平均来说,这些人每个星期会节省6个小时案头工作的时间以及2个小时的开会时间。这3个哈佛问题就是:

1. 在我的待办事项清单中,哪些事项是可以完全删除的?

2. 哪些事项可以交给下属去做?

3. 哪些事项需要做但可以用更有效率的方式做?

不只是克鲁斯,大多数作者和研究者都认为,在有限的时间内解决这么多问题的关键,就在于授权。所以,去招人吧。正如潜能激发教练安东尼·罗宾(AnthonyRobbins)所说的,找个人帮你去干洗店取西装,这样你就可以专心做其他事了,“只要别人能做得更好,我就不会亲自去做”。或者,正如《勇敢说不!》(Go For No!)一书的共同作者安德烈亚·华尔兹(Andrea Waltz)所说的,越是授权,你活得就越精彩。再或者,如播客主持人刘易斯·豪斯(LewisHowes)所说的:“集中精力做你最擅长的事,其他的让别人去做。”就算再找来30本讲时间管理的书,说的也是同一件事:谁有多余的时间,就向谁买时间。然而,如果你买不起该怎么办呢?“你一定可以做到的。”安东尼·罗宾说。

克鲁斯可不是时间管理方面的新手,他在22岁就创办了自己的公司,不过以惨败收场,穷到只能借用当地的青年旅舍洗澡。据他在自传中所说的,直到发现了“全身心领导力”的力量和“充分利用每一分钟”的方法,他才有了如今的成就,成为多家价值数百万美元的公司的创始人。一路走来,他积累了大量与时间管理有关的信息,能用以改变一天、一个星期甚至是一生。克鲁斯的主要信息来源是克鲁斯集团,这是他的时间管理研究库。其中,最亮眼的信息是这一则:

报告指出,主动将事情委派给他人的人有更高的生产力,更快乐,更有活力,也比较不会感到“工作过度和不堪重负”。

在如今这个数字化的时代,授权不再意味着公司里工资较低的人难逃工作负担过重的命运,你完全可以通过手机应用程序或互联网把工作外包出去。换句话说,现在你可以用很民主的方法节省时间,这也是创业者的宝库。所以,克鲁斯网罗了各路人马,在他写书的时候帮他节省时间。例如,新加坡的克拉丽莎(Clarissa)帮他设计封面,印度的巴拉吉(Balaji)帮他搜集资料,泰国的塞雷娜(Serena)帮他处理有关调查数据的邮件,美国的卡米尔(Camille)则是他在Fiverr.com找到的图书编辑。而且,他与克拉丽莎、巴拉吉和卡米尔都没见过面。

克鲁斯对人与事的描述有时可能显得过于平庸和简化,但那些人与事也是历经了艰辛的过程才有后来的成就的。例如,“29名优等生的时间秘诀”是需要严格的自律:

1. 关闭社交媒体;

2. 晚上不出门,并且在学期中主要和同学社交;

3. 5分钟以内就可以完成的事要立即去做;

4. 安排“只属于我的时间”,并效法医学院学生凯特琳·黑尔(CaitlinHale)的做法:“我会确定每个晚上至少有一个小时是给自己的。”

“13名奥运选手的时间秘诀”也很有成效:

1. 不要在手机上制订训练计划,而要在一张大的月历上做计划,它会帮你看清楚目前已经完成了什么以及还需要做什么;

2. 不要因为拒绝别人而心情不好;

3. 休息或许是最受忽视和低估的重要方面;

4. 效法美国女足的完美守门员布里安娜·斯卡瑞(Briana Scurry),并自问:“这项活动能让我表现更好或帮我们夺冠吗?”

克鲁斯等人的建议都是为了帮人们在工作上节省时间,他们的目标也都是耳熟能详的:使工作效率最大化、击败对手、致富、实现“美国梦”。的确,这些书籍差不多都是美国人写的,我们很少看到巴塔哥尼亚或珀鲁的部落里会有人热衷于安排“只属于我的时间”或者将开会的时间减少10分钟。人们在写这类书时还都喜欢在书名里加入数字,因为这样可以使目标量化。不过,还有一种时间管理法倒是较少有人采用。它的立场比较温和,更有整体性,要求平衡工作与生活。如果想要了解,可以参考下面这些书籍:

· 《不堪重负:无人拥有闲暇时的工作、爱情和玩耍》(Overwhelmed: How to Work, Love and Play When No One Has the Time),布里吉德·舒尔特(Brigid Schulte)著;

· 《抓狂妈咪的时间管理术》(TimeManagement for Manic Mums),艾莉森·米切尔(Allison Mitchell)著;

· 《全神贯注管理时间》(ManagingTime Mindfully),汤姆·埃文斯(Tom Evans)著;

· 《老板们,家人想念你们》(Business Owners: Your Family Misses You),迈克·加德纳(Mike Gardner)著;

· 《吃了那只青蛙!停止拖延并用更少时间做更多事的21个方法》(Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Donein Less Time),布莱恩·特雷西(BrianTracy)著;

· 《吃掉那只大象:克服不知所措》(Eatthe Elephant: Overcoming Overwhelm),卡罗琳·V.布卢姆(Karolyn Vreeland Blume)著。

等你吃完青蛙和大象,可以从下面这本书开始进行自我整顿和提升:劳拉·范德卡姆(LauraVanderkam)所著的《时间管理手账》(I Know How She Does It)。范德卡姆说:“时间管理永远都是热门的主题,因为我们都生活在时间中,而且我们的时间都一样多。”

阅读这类书籍的时候,你或许会取笑他们的文风。但是,范德卡姆或许能让你的嘲讽转为欢呼。虽然她的文笔有时太过甜腻,但她的情绪化还是会让人印象深刻。她的书告诉我们:6月的某个下午,她和自己的两个孩子在宾夕法尼亚的一个农场摘草莓,当时她有过瞬间的开悟。她注意到空水果盒上有一行像诗一样的句子:“莫忘了浆果的季节如此短暂。”如果把那个水果盒装满,大约是4.5千克,堆得满满的则大约是7千克。她想知道人生是否也是如此。“你的一生如何度过是一道函数题,也就是如何利用一年里的8760个小时,如何利用构成你一生的那么多个小时,而那可能是70万个小时吧。你的人生就是这样的一道函数题。”于是,她决定把更多时间用在“摘草莓、哄孩子入睡、至少能改变世界一角的工作上”。

对范德卡姆而言,那项工作需要她向143名职业女性发送一份详细的每个星期的时间计划表格,请她们提供总计1001(143×7)天的生活内容,以供她研究她们在工作、家庭和自我追求方面是怎样分配时间的。这个“马赛克项目”(Mosaic Project)中的时间计划表格由以半小时为单位的小方块组成,这些方块从每天早上5点一直到午夜。参与者必须填写好每一个小方块,无论那个时段的活动内容有多么沉闷、可想而知、重复,或者有多么难为情,都必须填写。如果你在Facebook上消磨了两小时的时间,那就填满4个小方块。而且,一定要诚实地填写。

2014年3月中旬,35岁的范德卡姆填写了自己的时间表格,并把填写的结果出版了,我看到时觉得自己简直就像个偷窥狂。比如说,3月18日星期二,她在早上6点起床工作,这项活动持续了3格。7点半,她和孩子们吃早餐。接下来,她进行一项未具体说明的工作,工作到10点半。这时,工作的性质开始改变了,有两个小方块内写的是“工作(头脑风暴、想点子)”。下午1点开始处理电子邮件,这持续了一个小时,然后是一个小时的访谈。再来是3点和4点之间的方块,被工作和跑步分割了。下面,事情稍微有点不一样了。下一个小方块是花在为《奥普拉秀》打草稿、继续马赛克项目以及前往图书馆写作,标注的是“写小说,2000字!”。7点半,她在外面吃寿司。8点,给车加完油后开车回家。下一个小方块是念书给孩子们听,然后让他们上床睡觉。再来有一格是看电视,一格是洗澡,还有许多格是上床睡觉。

星期三的重点包括一格“工作,为视频电话打扮”,然后是一格“视频电话没打成,真没效率!”下午两点,有一格是“下午两点电话也没来”。不过,这天接下来就有好消息了:6点半“和家人吃晚餐”。再下面的事有点算是灾难:“陪两个孩子去宜家,看《冰雪奇缘》。”

周末看起来很不一样,因为那是家人优先的时间。星期六,范德卡姆比平常晚起了一个小时,然后清洁打扫,在童子军松木车竞赛上花了4格,在户外陪孩子玩耍,又投入了5格和丈夫在餐厅共度约会之夜。读了这么多,难免会让人忍不住想找找看有没有哪一格或哪几格是用在性爱上的。唯一的暗示是星期天晚上10点半的那一格,因为其他日子这一格写的都是“洗澡”,而那天的变成了“洗澡及其他”。

在这个星期结束后,范德卡姆分析了自己的时间表。她是个习惯多任务处理的人,由于每天晚上的内容都没有她想象得那么充实,她感到很泄气。如果必须在晚上工作,那么她希望能更清楚地知道自己想要达成的目标是什么,这远远胜过在邮箱里漫无目的地进进出出。我问范德卡姆,从其他人那里收集到的时间表让她最惊讶的是什么。她说,让她印象最深刻的,是人们强大的适应性。

即便是在传统行业工作的女性,也能找到方法挪动工作时间,让生活的各个部分可以相互协调。我发现,差不多有四分之三的女性会在上班时间做自己的事。同样,也有四分之三的女性会在晚上、周末或者一大早做与工作相关的事。对我来说,工作与个人生活是完全结合在一起的,所以评价谁好谁坏根本没有意义。

在研究的过程中,范德卡姆揭露了一些不正确的预设。如今的美国人总以为自己比父母那一代的人工作时间更长,但事实可能正好相反。美国圣路易斯联邦储备银行的一项调查显示,美国人每个星期的平均工作时间,从1950年的42.4个小时减少到了1970年的39.1个小时。2014年,美国劳工统计局则发现,美国人每个星期的平均工作时间(非务农)已经降到了34.5个小时。当然,平均数可能会骗人,尤其是不能用来暗示人们会因为工作时间变少而感到高兴。工作时间变少也可能意味着收入的缩水,意味着人们没有能力享受增多的闲暇时间。此外,工作时间也不太能表示忙碌与否。

范德卡姆发现了大多数调查分析老手都已经知道的事实:人们总是爱说谎。“从这些数据来看,大多数人并没有过度工作。我已经在时间和工作这个领域写作了10年,也看过不少研究,而它们都显示出一个非常好玩儿的趋势:白领阶层会夸大他们的工作时间。”这一点特别适用于所谓的“白领血汗工厂”的职员。从传统上来说,也就是金融和科技这两个行业的职员。毕竟,“谁都不想被看到比旁边那个家伙的工作时间还要短”。

数十年来,马里兰大学的社会学家约翰·鲁宾逊(JohnRobinson)及其同事进行过许多研究,其结果均可以支持范德卡姆的观点。2011年,他们以“美国人时间利用调查”(American Time UseSurvey)的数据为基础进行的研究指出,对比一下估计的工作时间和详细的工作时间表可以发现,那些声称每个星期工作75个小时的人对工作时间夸大了约25个小时。2014年,伦敦政治经济学院的“执行主管时间利用项目”(TheExecutive Time Use Project)调查了6个国家的1 000多位CEO,结果发现,CEO平均每个星期花在工作上的时间是52个小时。这个数字很大,但他们却不像文学和电影中表现得那样过度打拼。在接受调查的CEO中,有70%的人说自己一个星期工作不超过5天。

范德卡姆说:

人们爱说谎,这让我心情很低落,但又让我非常火大,因为我知道谎言背后必定有阴谋。人们夸大工作时间,借此让有些工作看起来好像很难,是那些在乎家庭生活的人承担不起的。于是,人们就会想到总有一天他们必须在特定的工作与家人之间做出取舍。如此一来,很多竞争者就会自己打退堂鼓了。

就这些时间计划表格而论,有一点可能是确定无疑的:人们想要充分利用清醒时的每一分钟,而时间计划表格只是深化了这一渴望,同时也让采用了这种做法的人知道,他们的生活并不完全像自己以为的那样子。正如范德卡姆对我所说的:

对某些人来说,最好的结果就是改变她们对自己所说的故事。有一个最流行的故事是,如果妈妈是职业女性,就没有足够的时间陪伴孩子了。有一位女性检视了自己的时间表,领悟到了一件事:当自己还在念书的孩子在家时,只要他们还没睡觉,其实她就一直在陪伴他们。她说,过去她一直感到很内疚,但自从看清楚这一点,她就再也不会有罪恶感了,并且觉得如果想花时间去健身房也没有关系。

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