简化思维的秘诀2 掌握“结构”
什么是“结构”
大家有没有过这种经历？
书桌、房间乱七八糟，不知道东西放在哪里。
在房间没有被整理过的状态下，无法迅速找到想要的东西。但是如果好好整理，不仅自己找东西方便，有时甚至可以拜托别人帮自己找东西。
什么是结构？用人体打比方，结构就是支撑整个身体的骨架。使用“树状图”，就可以使结构“形象化”。
与整理房间一样，整理信息能让我们知道什么信息该放在什么地方，从而更容易发现有没有遗漏、矛盾，或者有没有问题和可以改善的地方。
树状图
树状图的典型例子是组织结构图。下图就清晰地表示出了某公司营业部的组织结构。
除此之外还有许多地方会用到树状图。比如，在想办法提高销售额时也可以使用树状图。只要掌握了“销售额=商品单价×销售数量”这个公式就能够知道，想要提高销售额，需要提高单价和销量其中一方或两方的数字。
如果只想提高“商品单价”，采取捆绑销售可能会比较有效；如果只想提高“销售数量”，打折会比较有效。但是，这样做可能会使另一方的数字随之下降，因而需要谨慎处理。我们之所以能够轻易想到这个问题，也是得益于结构“形象化”的处理方法。让我们通过接下来的问题练习和商务模拟练习来学习、掌握“结构”吧。
课程3 将电脑文件归类
问题练习
当我们开机时，看到以下文件散布在桌面上，试着整理一下吧。
A公司项目提案书/B公司项目提案书/提案书参考资料①/公司介绍/竞争对手分析资料/提案书参考资料②/报价书模板/A公司报价书/A公司订单/订单模板/经费报销模板
忙碌的时候总是无暇整理文件，于是，那些做完的文件、收到的文件不知不觉就被堆放在桌面上了，回过神来的时候，桌面已经乱七八糟，根本分不清文件在什么地方——请大家在脑海中想象着这样的场景，试着完成这次练习吧。
提示：将文件整理成容易分组的状态。
答案＆解说
步骤1 分模块
首先，将各个条目转换成比较容易操作的模块。先不用认真思考，用矩形框起来即可。
这样做有两个好处，第一个是易于把握整体，第二个是画图时方便移动、替换。
步骤2 分组
找出内容相关的条目，分成一组。具体应该怎么分组呢？
首先，可以从简单的分类入手，分成“提案”和“模板”两大类，如下图所示。将不属于这两组的文件归到“其他”一类。
在“方案”中，同时存在着A公司和B公司的文件，这样不够清晰，需要进一步整理。可以把不属于A公司和B公司的文件放在“参考”组中。
“公司介绍”和“竞争对手分析资料”不属于这两大类，可以放到“其他”组中。当然，大多数情况下都会有多余的条目。如果数量不多，都可以放到“其他”组中。
步骤3 整理成树状图
完成分组后，根据分组画出树状图，在起始处标注所有内容的总条目。
分成“方案”“模板”“其他”几个文件夹之后，电脑桌面就变得十分整洁了。
课程4 各种热门商品的分类
商务模拟练习
月刊信息杂志《日经TRENDY》每年都会发布“热门商品TOP30”排行榜。以下是2016年的前十位热门商品，一眼望去，给人的印象比较杂乱。
口袋妖怪(1)/你的名字。(2)/IQOS(3)/Instragram(4)/Mercari(5)/SweetsDays乳酸菌巧克力/新型Serena汽车/兰诺强力除臭剂/气垫粉底霜/蔬菜冰沙
请将这些商品分组，并整理成一张树状图。应该画出什么样的结构呢？
提示：可以尝试着先分成小组，然后再合并起来。
答案＆解说
步骤1 分模块
首先，将各个条目转换成模块。
步骤2 分组
找出内容相关的条目，分成小组。思考一下，应该怎样分组呢？
首先，可以从简单的分类入手。
“口袋妖怪”“Instagram”“Mercari”，一眼看上去，它们之间好像没有什么联系，但其实它们可以归为“手机应用”一类。
请看下图。还剩七个条目，它们有什么共同点呢？
“IQOS”“SweetsDays乳酸菌巧克力”“蔬菜冰沙”应该可以归为食品、嗜好品一类。
剩余四项比较散乱，可以给它们各自定义一个类目名称。
步骤3 整理成树状图
请看下图。“手机应用”和“电影”属于“娱乐”类，“食品、嗜好品”“日用品”和“化妆品”属于“生活品”类。还剩“汽车”，可以将其放在“其他”类中。
寻找“共同点”的四个窍门
在分组的时候，需要寻找各个条目的共同点。有时可以轻松找到，有时可能不知如何下手。找不到的时候，可以尝试从以下四点入手。
切入点① 相同词语
在给电脑文件分组的问题中，多个条目中都出现了“提案书”“模板”等相同词语，可以根据这些词语进行分类。
切入点② 同一柜台
在热门商品分类的问题中，我们曾经思考过“哪些商品可以摆在同一个柜台中”，这一问题有助于形象化地分类。
切入点③ 类似功能
从功能的角度来看，汽车和电车都具备交通工具的功能，电视节目和游戏都有着“娱乐”的功能。
切入点④ 同类外观
挖掘机和大象分别属于机械物和生物，但从外观上来看，它们都可以被归为“较大”的一类。消防车和苹果也是完全不同的事物，但它们的外观有着“红色”这一共同点。
总结 熟练使用“树状图”
理解顺序
理解要点
· 将难以分类的条目归为“其他”类
· 单个条目也可以归为一类
· 整理成树状图时，在起始处标明所有内容的总条目
必胜小技巧
确保每个条目都有相应的分类
试一试
练习画树状图，这些常见的事物应该如何分类？
√ 工作任务
√ 收件箱里的邮件
√ 桌子上的东西
√ 冰箱里的东西
√ 喜欢的电影（书、漫画）
专栏2 学会画图提问
现在，假设我们收到了上司的指令：
“从×公司收到报价书之后，与其他公司的比较一下，最后和Y课长商量一下再下单。”
因为当时时间紧迫，所以只记了笔记，没来得及和上司确认细节。虽然理解了大意，但是关键点却很模糊，所以之后重新看笔记的时候非常郁闷。这时可以试着把指令整理成图形：
图中有好几个问号，这就是我们感到郁闷的原因。可以把这张图拿给上司看，让上司回答问号对应的内容。这样就可以迅速明确原本模糊的内容，而回答问题的人也只需要完成填空题，十分轻松。
可能有的人不想把留有问号的图片拿给别人看，但如果是以提问为目的，即使保留一些问号也无伤大雅。
(1) 日本任天堂公司发行的掌机系列游戏。
(2) 日本动画电影，由新海诚执导，2016年上映。
(3) 日本品牌电子烟。
(4) 一款移动端上的社交软件，主要用以分享图片。
(5) 日本C2C二手交易平台。
